Statens offentliga konstsamling ska inventeras regelbundet för att hålla långsiktigt. Så här görs en inventering av offentlig konst på statliga myndigheter.
Att inventera konst innebär att skaffa en överblick över konstverkens status, på så sätt går det lättare att planera vilka åtgärder som behöver vidtas för att konsten ska bevaras i gott skick.
Processen för inventering följer tre steg:
- Utse en konstansvarig
- Gör en grundinventering
- Genomför årliga inventeringar
Utse en konstansvarig
Den myndighet som har konst placerad hos sig har ett ägaransvar för den. Första gången som myndigheten köpt eller fått statlig konst ska en konstansvarig utses, denna person hanterar kontakten med Statens konstråd.
Myndighetens konstansvariga har övergripande ansvar för att:
- Myndigheten vårdar den statligt ägda konsten och att konstinnehavet registreras i Konstdatabasen.
- Myndigheten genomför och rapporterar om årliga inventeringar av den statliga konsten och registrerar förändringar av innehavet i Konstdatabasen (nyförvärv, omplaceringar, återlämnade konstverk, skador, förluster och stölder).
- Myndigheten arkiverar en utskrift av den årliga inventeringsrapporten i sitt myndighetsarkiv.
- Myndigheten samråder med Statens konstråd kring vården av sitt konstinnehav och internt sprider kunskap om regler och riktlinjer för vård av statlig konst.
Registrera beslut om konstansvarig
När myndigheten utser en ny konstansvarig ska ett beslut registreras genom ansökningsformuläret Myndighetens beslut om konstansvarig på Statens konstråds ansökningsportal.
Grundinventera och registrera
Första gången en myndighet tar in konst ska en grundinventering göras. Det innebär att inventera genom att fotografera och registrera konstverk i Konstdatabasen. Genom grundinventering dokumenteras konstverken och deras aktuella placeringar per ort, byggnad, våning och rum. Dessutom får myndigheten nödvändig kunskap om konstverkens värden för att kunna hantera risker. Det blir dessutom enkelt att göra årliga uppföljande inventeringar för att kontrollera skador, förluster och stölder.
Rapportera och inventera löpande
Konstinnehavet på en myndighet ska investeras årligen, eventuella skador, förluster och stölder ska rapporteras till Statens konstråd, direkt in i Konstdatabasen. Varje år under perioden juni-augusti skickar Statens konstråd instruktioner för den årliga inventeringen och rapporteringen till de konstansvariga personerna på Sveriges statliga myndigheter. Den konstansvariga organiserar inventeringsarbetet så att alla enheter/orter kan slutföra arbetet senast den sista december varje år.
Viktigt att tänka på för den årliga rapporteringen:
- Myndighetens enheter/orter ska använda funktionen “Uppdatera inventeringsdatum” i Konstdatabasen när konsten i ett underkonto har inventerats.
- Myndighetens konstansvarige ska därefter skicka den årliga inventeringsrapporten till Statens konstråd via Konstdatabasen.
- Myndigheten ska även skriva ut den årliga inventeringsrapporten och signera samt arkivera den i myndighetens arkiv (alternativt arkivera den i myndighetens e-arkiv).
- Den årliga inventeringsrapporten sparas automatiskt som PDF i myndighetens konto i Konstdatabasen.
- En ombyggnad eller flytt ökar markant riskerna för skador och förluster. Därför är det viktigt att planera inventeringen så att konstverk i sådana lokaler kan inventeras i god tid innan ombyggnaden eller flytten genomförs.
