Statens Konstråd integritetspolicy

Statens konstråd, samlar in och behandlar personuppgifter om dig som besöker vår webbplats eller kommer till våra arrangemang. I den här integritetspolicyn beskrivs vilka personuppgifter Statens Konstråd, i sin roll som personuppgiftsansvarig, samlar in om dig och för vilka ändamål, personuppgifterna behandlas.

I den här integritetspolicyn används termen ”behandling” för alla behandlingsaktiviteter som involverar dina personuppgifter, inklusive t.ex. insamling, hantering, lagring, delning, tillgång, användning, överföring och radering av personuppgifter.

Med ”tillämplig dataskyddslagstiftning” avses all lagstiftning och reglering, inklusive sådan reglering som utfärdats av den tillsynsmyndighet som är ansvarig för att skydda individers grundläggande rättigheter och friheter, och särskilt deras rätt till personlig integritet avseende behandlingen av deras personuppgifter. Detta inkluderar Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (”GDPR”) samt lagar och reglering som kompletterar GDPR.

Med ”personuppgifter” avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person.

Med ”myndighetsuppdrag” avses Statens Konstråds uppdrag att verka för att konsten blir ett betydelsefullt inslag i samhällsmiljön. Myndigheten ska (i) beställa och förvärva god samtidskonst till statens byggnader och andra lokaler för statlig verksamhet, (ii) medverka till skapandet och utvecklingen av offentlig konst och gestaltning av gemensamma miljöer, (iii) utveckla och sprida kunskap inom området offentlig konst och gestaltning av gemensamma miljöer, och (iv) främja samtidskonstens utveckling och spridning.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

1. För att tillhandahålla dig information om våra arrangemang eller information som rör din yrkesroll

När du har varit i kontakt med Statens konstråd i din yrkesroll, har deltagit i något av våra arrangemang, eller har ett yrke som berör vår verksamhetsutövning kan du finnas med i våra mejllistor och verktyg för e-post. Vi använder mejllistorna för att skicka ut information som rör din yrkesroll. Vi sparar inga uppgifter om dig annat än den mejladress och namn som du angivit till din tjänst.

Kategorier av personuppgifter:

• Namn
• Mejladresser

Rättslig grund:

Allmänt intresse och myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändning för att kunna sprida och utveckla kunskap vilket omfattas av vårt myndighetsuppdrag.

Lagringstid:

Vi lagrar dina personuppgifter för detta ändamål så länge vi bedömer att det finns ett allmänt intresse av att personuppgifterna lagras. Om vi efter två år bedömer att det inte längre finns ett allmänt intresse i att lagra personuppgifterna tas de bort.

2. Utvärdera och förbättra din upplevelse på vår webbplats

På statenskonstrad.se använder vi cookies för att få en bild av hur besökare använder webbplatsen. Cookies används för att avgöra längden och antalet sidvisningar på webbplatsen, för att hålla reda på hur besökaren hittade till webbplatsen och för att identifiera unika besökare.

Informationen som skapas av cookies genom din användning av webbplatsen används i syfte att utvärdera hur webbplatsen används för att kunna förbättra innehåll, navigation och struktur.

Kategorier av personuppgifter:

• IP-adress
• Uppgifter om IT-utrustning
• Loggdata

Rättslig grund:

Samtycke. Vi samlar in information genom användning av kakor baserat på ditt samtycke. För mer information om vår användning av kakor, läs vår Cookie Policy.

Lagringstid:

Besökaren kan ändra eller dra tillbaka sitt samtycke till cookie-förklaringen på vår webbplats. Cookiebots längsta lagringstid är ett år.

3. För att dokumentera vår verksamhet för att möjliggöra framtida forskning och tillgängliggöra våra samlingar

En viktig del i vårt uppdrag är att dokumentera vår verksamhet för att möjliggöra framtida forskning och tillgängliggöra våra samlingar. Bild- och ljudupptagningar används även i den förmedlande verksamheten och i den externa kommunikationen. I samband med detta behandlar vi fotografier, ljudinspelningar och videoupptagningar. Dessa personuppgifter behandlas med stöd av det allmännas intresse. I de fallen barn upp till och med 18 år är med i sådana fotografier, ljudinspelningar eller videoupptagningar sker detta endast med vårdnadshavares samtycke. Om barnen är äldre än 13 år inhämtas alltid samtycke från både barn och vårdnadshavarna.

Kategorier av personuppgifter:

• Fotografier
• Ljudinspelningar
• Videoupptagningar
• Namn
• Andra kontaktuppgifter

Rättslig grund:

Allmänt intresse och myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att kunna möjliggöra framtida forskning och tillgänggöra våra samlingar som tillhör vårt myndighetsuppdrag.
Samtycke. I de fall barn förekommer i bild- och ljudupptagningar inhämtas samtycke.

Lagringstid:

Personuppgifter som samlas in under detta ändamål lagras i upp till 2 år. Därefter arkiveras  personuppgifter som insamlas under detta ändamål. För lagringstid avseende arkiverade handlingar, se avsnitt 4.5 nedan.

4. För att kunna anordna, hantera och genomföra konferenser, evenemang och andra möten

Vid konferenser och liknande möten där Statens Konstråd behandlar personuppgifter informerar vi om vår behandling av personuppgifter i anmälan. Om vi dokumenterar genom att filma och fota informerar vi om att vi kommer producera informationsmaterial och använda i de digitala kanaler som myndigheten använder sig av, eller i andra sammanhang där Statens Konstråd informerar om myndighetens verksamhet. Materialet är också allmän handling och kan komma att begäras ut av allmänheten.
Statens Konstråd är inte skyldig att meddela när denna medverkan eller publicering ska ske.

Kategorier av personuppgifter:

• Fotografier
• Namn
• Kontaktuppgifter
• Matpreferenser
• Arbetsgivare
• Yrkesroll

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal. Den rättsliga grunden för administrationen av kursanmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan.
Allmänt intresse och myndighetsutövning. Behandling i form av uppföljning är nödvändig för att vi ska kunna genomföra och följa upp konferenser, evenemang och andra möten som omfattas av vårt myndighetsuppdrag.

Undantag för särskilda kategorier av personuppgifter:

Om du tillhandahåller oss information avseende dina allergier kan sådana personuppgifter komma att behandlas i syfte att säkerställa du inte får sådan kost. Vi uppmuntrar dock att enbart kostpreferenser anges och inte allergier.

Lagringstid:

Personuppgifter som finns i bokningssystem gällande våra evenemang sparas fram tills att evenemanget är genomfört. Personuppgifter som lämnas i samband med anmälningar till våra evenemang sparas så länge som behövs för administrationen.

Vi kan även komma att arkivera sådana personuppgifter som insamlas under detta ändamål. För lagringstid avseende arkiverade handlingar, se avsnitt 4.5 nedan.

5. För att uppfylla våra skyldigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och arkivlagen (1990:782)

Som myndighet omfattas Statens Konstråd av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar som utgångspunkt, inklusive personuppgifter, som inte är arbetsmaterial är allmänna handlingar och måste lagras. Sådana handlingar kan också komma att lämnas ut till den som begär det. I vissa fall kan dock uppgifter anses vara sekretessbelagda och lämnas därför inte ut. E-post, brev och sms till Statens Konstråd räknas som allmän handling. Det innebär att vem som helst kan begära ut inkomna e-post och att Statens Konstråd kan vara skyldiga att lämna ut handlingen.

Kategorier av personuppgifter:

• Namn
• Telefonnummer
• Fotografier
• Din kommunikation med oss
• E-postadress
• Andra personuppgifter som du kan ha kommit att lämna till oss

Rättslig grund:

Fullgöra rättsliga förpliktelser. Vi kommer att behandla dina personuppgifter i syfte att fullgöra rättsliga förpliktelser såsom vår skyldighet att arkivera handlingar under arkivlagen (1990:782).

Lagringstid:

Handlingar som inkommer till oss blir som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och kan komma att lämnas ut. Sådana handlingar måste vi enligt arkivlagen (1990:872) bevara för att dokumentera vår verksamhet. När ett ärende är avslutat görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftning ska bevaras i ärendet. Handlingar som innehåller personuppgifter och som inte ska bevaras raderas eller rensas på personuppgifter direkt vid avslutat ärende.

Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse gallras i regel direkt eller senast efter två månader.

6. För att kunna skicka ut nyhetsutskick och andra utskick

När du väljer att prenumerera på ett nyhetsbrev så ger du oss ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna används för att vi ska kunna skicka ut nyhetsbrev och andra utskick till dig. Du kan närsomhelst avbryta din prenumeration. Information om hur du gör detta finns i nyhetsbrevet eller utskicket.

Kategorier av personuppgifter:

• Namn
• E-postadress

Rättslig grund:

Samtycke. Vi skickar ut nyhetsutskick till dig baserat på ditt samtycke.

Lagringstid:

Dina personuppgifter lagras för detta ändamål i upp till två år. Men du kan närsomhelst be oss att sluta skicka nyhetsbrev till dig, vi kommer då radera dina personuppgifter som vi lagrar för detta ändamål.

7. För att hantera ansökningar i vår ansökningsportal kopplad till vår verksamhet

Vår ansökningsportal är ett verktyg för att hantera ansökningar kopplade till vår verksamhet. Sådana ansökningar rör till exempel konstansökningar från myndigheter som vill ha konst från oss och begäran om hävt ansvar för statlig konst. I portalen hanteras även information om vem som ansvarar för konsten på en myndighet.

Kategorier av personuppgifter:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer

Rättslig grund:

Allmänt intresse och myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna beställa och förvärva god samtidskonst till statens byggnader och andra lokaler för statlig verksamhet.

Lagringstid:

Dina personuppgifter lagras för detta ändamål i upp till två år.

Vi kan även komma att arkivera sådana personuppgifter som insamlas under detta ändamål. För lagringstid avseende arkiverade handlingar, se punkt 5 ovan.

Mottagare som vi delar dina personuppgifter med

1. Om du handlar i vår bokhandel

På vår hemsida länkar vi till bokförlaget Eddy.se som hanterar försäljningen av våra böcker. Om du handlar böcker via vår bokhandel kommer dina personuppgifter komma att behandlas av bokförlaget Eddy.se.

2. Andra personuppgiftsansvariga

I de fall det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med andra. Mottagaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om inte annat anges av oss.

Mottagare:

• Samarbetspartners
• Revisionsbyråer
• Myndigheter (t. ex. domstolar, polismyndigheten och skatteverket)
• Bibliotek och andra kunskapsbanker
• Massmedia
• Medie, IT-och kommunikationsbyråer.

Ändamål:

• Myndigheter: Att fullgöra potentiella rättsliga förpliktelser som vi är föremål för och
  Att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
• Bibliotek/Medier: Att fullgöra vårt myndighetsuppdrag.

Rättslig grund:

• Myndigheter: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser. Allmänt intresse. Behandlingen är nödvändig för oss att hantera och försvara rättsliga förpliktelser t.ex. i samband med en tvist.
• Bibliotek/Medier: Allmänt intresse och myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att oss att fullgöra vårt myndighetsuppdrag.

3. Offentlighetsprincipen

Som myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar, inklusive personuppgifter, som inte är arbetsmaterial är allmänna handlingar, och kan som huvudregel komma att lämna ut till den som begär det. Vi som myndighet har ingen rätt att efterforska vem som begär ut personuppgifter som kan komma att beröra dig.

4. Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter överför vi personuppgifter till externa parter, t.ex. till tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa parter levererar tjänster inom bl.a. följande områden: IT (t.ex. datalagring) och Support (t.ex. support av IT-infrastruktur). Dessa externa parter utgör personuppgiftsbiträden åt Statens Konstråd och får enbart behandla dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner inte för sina egna ändamål. Statens Konstråd är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som de externa parterna utför på våra vägnar.

I undersökningssyfte och för statistiska ändamål förbereder vi anonym, aggregerad eller generisk data i flera olika syften, som har listats ovan. Eftersom vi anser att du inte rimligtvis kan identifieras utifrån denna information kan vi komma att dela informationen med externa parter såsom våra partners, annonsörer, branschorganisationer, media och/eller allmänheten. För att säkerställa en hög trygghets- och säkerhetsnivå tillämpar vi dock ett restriktivt förhållningssätt.

5. Lämpliga skyddsåtgärder för överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Statens Konstråd använder leverantörer som innebär att personuppgifter överförs till länder utanför EU/EES (s.k. ”tredjeländer”). Statens Konstråd har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med dessa leverantörer som innehåller bestämmelser som skyddar dina personuppgifter på ett lämpligt sätt i samband med sådana tredjelandsöverföringar.

Överföringar av personuppgifter utanför EU/EES behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive GDPR. Skyddet för personuppgifter i samband med överföringar utanför EU/EES säkerställs antingen genom (i) Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, (ii) genom de rättssäkerhetsgarantier som Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC) med, i vissa fall nödvändiga kompletterande åtgärder, erbjuder eller (iii) genom att leverantören har anslutit sig till EU-U.S Data Privacy Framework. Skyddet kompletteras med tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering och anonymisering/pseudonymisering.

Om du har några frågor om Statens Konstråds överföringar av personuppgifter till länder utanför EU/EES, kontakta oss gärna via kontaktuppgifterna som finns angivna i slutet av den här integritetspolicyn. Du har rätt att erhålla en kopia av all dokumentation som visar att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits för att skydda dina personuppgifter vid en överföring till ett tredjeland.

Klicka här för att läsa mer om tredjelandsöverföringar>

Dina rättigheter

Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har du särskilda rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter. Du är välkommen att skicka förfrågningar om utövandet av dina rättigheter genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna som finns angivna nedan.

Klicka här för att läsa mer om dina rättigheter i samband med behandling av dina personuppgifter>

Du har under vissa omständigheter rätt att utöva följande rättigheter:

Ändringar av den här integritetspolicy

Den här integritetspolicyn kan komma att ändras. Du kommer att bli underrättad på lämpligt sätt när ändringar görs i den här integritetspolicyn såvida ändringarna inte är icke-materiella eller obetydliga.

Denna integritetspolicy uppdaterades senast 18 oktober 2024.