Att arbeta i samrådsgrupp

Samrådsgrupp, styrgrupp eller arbetsgrupp? Att arbeta tillsammans i grupp kan ha många olika namn. Men den gemensamma nämnaren är att olika kompetenser som möts tillsammans blir något större än de enskilda delarna. Här kan du läsa om hur det går till att sätta samman en bra samrådsgrupp som ska arbeta fram ett lyckat konstprojekt.

Att sätta samman en samrådsgrupp

Konstprojektledare/curator och konstnärer arbetar i de flesta offentliga konstprojekt tillsammans med samrådsgrupper, det vill säga grupper som består av representanter för olika intressenter i projektet, till exempel beställare, arkitekter och brukare. Dessa grupper sätts vanligtvis samman av konstprojektledaren/curatorn, eller initiativtagaren till projektet. När en samrådsgrupp komponeras kan det vara bra att tänka på vilka kompetenser som, utöver konstkompetens, är relevanta att ha med i gruppen. Men även vilka mandat för beslut som finns inom en grupp. Detta är inte minst viktigt i projekt där samrådsgruppen inte är så stor.

Om projekten är stora och komplexa är det vanligt att samrådsgrupperna delas upp i en kombination av styrgrupper – som fattar avgörande ekonomiska och strategiska beslut för processen – och arbetsgrupper, som praktiskt stöttar konstnären eller konstnärerna under arbetet.

Samrådsgruppens uppdrag

Ett viktigt uppdrag för samrådsgruppen är alltså att genom hela processen vara en resurs för konstprojektet, att i tid informera om förändringar som kan påverka det konstnärliga gestaltningsarbetet och att vara tydlig med ekonomiska och tekniska förutsättningar. Ett centralt uppdrag för samrådsgruppen är också att fungera som bollplank för konstprojektledaren/curatorn när grundidén eller konstprogrammet för ett projekt ska formuleras och vid valet av hur konstnärerna i projektet ska bjudas in. Om konsten kommer in sent i en process är det avgörande betydelse både för konstprojektledarens arbete med konstprogrammet och för konstnärernas arbete att samrådsgruppens olika specialister delar med sig av viktiga underlag som kanske redan finns, och som behövs för att arbetet ska kunna utföras med kvalitet Det kan exempelvis handla om förstudier, olika programhandlingar och ritningar.

Vilka ska sitta i samrådsgruppen?

Det är ofta bra att samrådsgrupperna/arbetsgrupperna har en bredd av olika kompetenser. Inte bara om konst, utan också om det liv eller den verksamhet som finns eller kommer att finnas på platsen (brukare, lokalsamhälle, arkitektur, kulturarv, projektering, anläggning, drift- och underhåll med mera). I stora kommuner och regioner kanske det är olika personer som företräder alla dessa kompetenser. I mindre kommuner kanske samma person företräder flera av dem

Är representationen bred, kan tekniska utmaningar och behov mötas tidigt i processen och åtgärdas utan stora merkostnader. Genom en bred representation finns goda förutsättningar att både identifiera och hantera olika intressen. Att tidigt kunna erkänna olika drivkrafter och tillsammans diskutera igenom hur och vilka intressekonflikter som behöver lösas för att arbetet ska kunna tas vidare, ger också möjlighet att definiera vem som på bästa sätt kan tillföra vad i den kommande processen. Det leder både till högre kvalitet i slutresultatet och till ett mer robust projekt som klarar att möta utmaningar på vägen.

Beslut på konstnärlig grund

Det är avgörande för det konstnärliga resultatet att de beslut som tas i frågor som rör den konstnärliga gestaltningen fattas på konstnärlig grund. Detta gäller oavsett om valet är att arbeta genom en samrådsgrupp, som tar alla beslut, eller genom en kombination av styrgrupp och arbetsgrupp. Därför är det också viktigt att tidigt i processen klargöra vilka personer i samrådsgruppen som har ansvar respektive beslutsmandat i olika frågor.

Är gruppen så stor att konstkompetensen utgör en minoritet när det är dags att gå till beslut finns möjligheten att arbeta med ett konstnärligt råd, eller en konstnärligt kompetent referensgrupp. Till konstnärlig kompetens räknas konstnärer och andra gestaltande kompetenser som arkitekter och landskapsarkitekter, curatorer, konstvetare, kulturarvsspecialister och andra med erfarenhet av konstnärligt arbete. En sådan extern referensgrupp blir extra viktig exempelvis när val av platser och konstnärer ska göras. Om dessa beslut inte fattas på konstnärlig grund finns risk för kompromisser som kanske låser processen för tidigt, inte ger tillräcklig frihet för konstnärer att utveckla sina idéer och som därmed oavsiktligt slår projektets konstnärliga och andra långsiktigt hållbara kvaliteter ur spel. Därför är det också centralt att det i samrådsgruppen alltid finns någon som ansvarar för den konstnärliga kvaliteten genom hela projektet. Antingen i form av en konstprojektledare/curator eller någon som kan arbeta i nära samråd med extern expertis.

Konstprojektledarens/curatorns många olika roller

Konstprojektledaren har under arbetet med projektet flera viktiga roller förutom att driva och ansvara för den konstnärliga kvaliteten. Hit hör att formulera projektets grundidé och skriva konstprogrammet (långt eller kort), att i samråd med projektansvarig komponera samrådsgruppen, tydliggöra beslutsmandat och att under hela processen fungera som ”översättare” och samordnare mellan konstnärens och projektets ibland mycket olika behov. Inte minst viktigt – kanske viktigast – är att fungera som konstnärens stöd och bollplank, och tillsammans med denne ansvara för den konstnärliga kvalitetsgranskningen genom alla delar av processen.