Hur ofta träffas en samrådsgrupp? Här finns olika svar, beroende på om det till exempel är fråga om ett stort eller litet projekt, om det konstnärliga gestaltningsarbetet ingår i en stor stadsomvandling eller kanske rör gestaltningen av glaspartierna i en entrédörr.
Processen inleds nästan alltid med ett uppstartsmöte där konstprojektledaren/curatorn och projektansvarig träffas för att diskutera projektförutsättningar och vilka berörda kompetenser som ska ingå i samrådsgruppen. Om konsten kommer in i ett senare skede av en process, där arkitekter eller landskapsarkitekter kanske redan har ritat fram färdiga förslag, kan de vara med på uppstartsmötet så att satta begränsningar och kvarvarande möjligheter för ett konstnärligt gestaltningsarbete kan diskuteras.
Inledningsfas
Under projektets inledningsfas, då konstprogrammet ska tas fram, kan det behövas möten ungefär en gång i månaden under ett halvårs tid, i början kanske fler, eftersom den här fasen i många fall också innebär arbete med att välja konstnär eller konstnärer till projektet.
Skissprocess
Inför och under konstnärens skissprocess träffas samrådsgruppen för ett möte där konstnären får all nödvändig bakgrundsinformation om projektet. Senare träffas gruppen för en eller flera mitt-i-skissen-presentationer tillsammans med konstprojektledaren och konstnären, beroende på om idéutvecklingen sker i ett eller flera steg och genom skissarbete eller förstudier.
Samrådsgruppens olika specialistkompetenser, inte minst arkitekterna och experter på drift och underhåll, är därutöver ofta engagerade som bollplank för konstnären och konstprojektledaren. Detta gäller både under framtagandet av förslagen till konstnärlig gestaltning och då produktionen av verket sätter igång.
Godkännande av skiss
Vid arbetet med permanent konst sker samrådsgruppens sista möten ofta vid mötet där konstnärens skiss ska godkännas. I andra fall kan de ske vid slutbesiktningen eller invigningen av de konstnärliga verken.